How To: Gruppenverwaltung
Zugriff auf die Gruppenverwaltung erhält man als Administrator über den Menübaum unter:
STAMMDATEN
--> Gruppen
In der Datentabelle findet man eine Gesamtübersicht aller Gruppen, diese lassen sich nach mehreren Kriterien wie Mandant, Name, Kurzname, etc... filtern bzw. besteht die Möglichkeit, gezielt nach Gruppen zu suchen.
Neben dem Anlegen einer neuen Gruppe und dem bearbeiten/löschen einer bestehenden Gruppe gibt es noch weitere Optionen in der Gruppenverwaltung, welche als Sub-Tabs angezeigt werden:
| **Übergeordnete Gruppe/Untergruppe**Wie organisiere ich übergeordnete/untergeordnete Gruppen in der Hierarchie? | **Rollen**Wie kann ich Rollen einer Gruppe zuweisen? | **Personen**Wie kann ich Personen einer Gruppe hinzufügen/entfernen? | **Aktionsberechtigungen**Wie kann ich Berechtigungen für Aktionen an Gruppen vergeben? | **Im Kompetenzbereich d. Rolleninhaber**In welchen Rollen-Kompetenzbereichen liegt diese Gruppe? | ModuleSchnelleinstellungen zum Modul Workflow |
Neue Gruppe anlegen
Durch Klick auf die Schaltfläche "neue Gruppe" wird eine neue Gruppe hinzugefügt. Dabei sollen folgende Felder befüllt werden:
| 1) Mandant | Auswahl des Mandanten, welchem die Gruppe zugehören soll |
|---|---|
| 2) Organisationsstruktur | Auswahl der Organisationsstruktur, welcher die Gruppe zugewiesen ist. Diese Struktur bestimmt auch die Organisationsform(hierarchisch/nicht hierarchisch) und die Möglichkeit der singulären Gruppenzugehörigkeit. |
| 3) Kurzname | Kurzname der Gruppe, muss im gesamten System einzigartig sein |
| 4) Name | Name der Gruppe |
| 5) Beschreibung | eine kurze Beschreibung zu Zweck od. Inhalt der Gruppe |
| 6) gültig von | hier kann das Datum eingegeben werden, ab dem die Gruppe aktiv sein soll, Standardeinstellung = heutiges Datum |
Alle mit einem rotem Balken markierten Felder müssen befüllt werden!
Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern & Schließen“, um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.
Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück"-Button unterbrochen werden.
Eine bestehende Gruppe bearbeiten
Durch Klick auf das
-Icon in der Gruppenübersicht lassen sich Name, Kurzname und Beschreibung der ausgewählten Gruppe bearbeiten. bei hierarchisch organisierten Gruppen existiert zusätzlich noch die Checkbox "Höchste Ebene":
Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist auch möglich, "höchste Ebene" bei mehreren Gruppen zu aktivieren. Gruppen in der höchsten Ebene sind zueinander gleichgestellt und haben keine übergeordneten Gruppen.
Löschen einer Gruppe
Eine Gruppe kann nur dann gelöscht werden, wenn sie weder Untergruppen noch aktive Mitglieder hat. Dies lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Gruppe aus der Übersicht auswählt und dann auf den Reiter "Untergruppen" klickt.
Sind Untergruppen vorhanden, lässt sich die Gruppe (noch) nicht löschen und der Löschen-Button wird nicht angezeigt. Um Gruppen zu löschen, geht man am besten wie folgt vor:
- alle Personen aus den Untergruppen entfernen/verschieben
- Untergruppen löschen
- alle etwaigen Personen aus der Stammgruppe entfernen/verschieben
- danach ist es möglich, die Gruppe vollständig zu löschen --> Löschen-Button anklicken
- durch Klick auf "Speichern" ist die Gruppe gelöscht - sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf
Handelt es sich bei der zu löschenden Gruppe um eine Gruppe innerhalb der hierarchischen Aufbauorganisation, müssen die Gruppenmitglieder vor dem Löschen in eine andere Gruppe innerhalb der Aufbauorganisation verschoben werden! (jede Person muss zu jedem Zeitpunkt Gruppenmitglied in einer hierarchischen Aufbauorganisation sein)
Eine übergeordnete Gruppe zuordnen
Hier lassen sich bestehende Gruppen als der aktuellen Gruppe übergeordnete Gruppen festlegen. Die ausgewählte Gruppe ist dann in der Hierarchie über der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch der Gültigkeitszeitraum (Von wann bis wann gilt diese Beziehung?) lässt sich festlegen. Diese Registerkarte existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen.
Eine untergeordnete Gruppe zuordnen
Wie bei den "übergeordneten Gruppen" können hier der aktuellen Gruppe untergeordnete Gruppen und deren Gültigkeitszeitraum bestimmt werden. Diese Gruppe sind dann in der Hierarchie unter der aktuell bearbeiteten Gruppe positioniert. Auch diese Option existiert nur bei hierarchisch organisierten Gruppen.
Eine Rolle einer Gruppe zuordnen
Unter diesem Punkt können der Gruppe bestimmte Rollen-Funktionen zugeordnet werden (z.B. Rolle "HR-Verantwortliche/r").
Die Rollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen zu erlauben oder einzuschränken. In welche Bereiche die Rolleninhaber mit ihren freigegebenen Funktionen Einsicht haben, wird durch die Option "Kompetenzziel" gesteuert (z.B. Einsicht auf ges. Mandant, bestimmte Person, bestimmte Gruppe). Durch Klick auf "neuer Rolleninhaber" kann der Gruppe eine Rolle zugewiesen werden. Dabei werden folgende Felder ausgefüllt:
| 1) Rolle | Auswahl der Rolle, welche der Gruppe zugewiesen werden soll |
|---|---|
| 2) Kompetenzziel | Auswahl der Personen(gruppe), für die im Rahmen der Rollenfunktionen Einsicht bestehen soll (für wen darf ich Daten ansehen/verändern?). Wahl zwischen Alle, Mandant, Gruppe oder Person. |
| 2) Gültig von | Datum, ab welchem die Gruppe die Rolle innehat |
| 3) Gültig bis | Datum, bis zu welchem die Gruppe die Rolle innehat ("Ablaufdatum" der Rollenberechtigungen), für temporäre Freigaben |
| 4) # (Nummerierung) | Hier kann eine Reihungsnummer vergeben werden, nach welcher die Rolleninhaber in einem Workflow angesprochen werden. Bei Rollenzuordnung zu einer Gruppe hat diese Funktion wenig Bedeutung - dieses Feld kann also freigelassen werden. |
Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird die neue Rollenzuweisung bestätigt.
Die Tabelle unten gibt eine Übersicht über alle an diese Gruppe vergebenen Rollen. Ist die Checkbox "mit Vergangenheit"aktiviert, sind auch ehemalige Rollenzuweisungen in der Übersicht sichtbar. Durch Klick auf das -Icon kann das Ablaufdatum der Rollenberechtigung verändert werden, ein Klick auf das "Löschen"-Icon löscht die Rollenzuweisung für die Gruppe - anschließend muss gespeichert werden.
Personen zu einer Gruppe zuordnen
Durch Klick auf den Button "Neue Personenzuordnung" können einzelne Personen ausgewählt werden, welche der Gruppe angehören sollen:
| 1) Neue Person | Auswahl der Person aus der Datenliste, welche der Gruppe angehören soll |
|---|---|
| 2) Gültig von | Datum, ab welchem die Person Mitglied der Gruppe sein soll |
| 3) Gültig bis | Datum, bis zu welchem die Person Mitglied der Gruppe sein soll (Ablaufdatum) |
Durch Klick auf "Speichern" oder "Speichern und Schließen" wird das neue Gruppenmitglied bestätigt.
Die Tabelle unten stellt eine Übersicht über alle aktuellen Gruppenmitglieder dar. Ist die Checkbox "mit Vergangenheit"aktiviert, sind auch ehemalige Gruppenmitglieder in der Übersicht sichtbar.
Handelt es sich nicht um eine Gruppe einer hierarchischen Aufbauorganisation (hier muss jede Person in genau einer Gruppe Mitglied sein), kann die Person durch Klick auf das "Löschen"-Iconaus der Gruppe entfernt werden - anschließend muss gespeichert werden. Einen Gruppenwechsel vollzieht man am besten über das Menü im Abschnitt "Personen".
Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber
Der Reiter „Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber“ verleiht einen Überblick, in wessen Kompetenzbereichen die Gruppe liegt, also z.B. wer der zuständige Vorgesetzte ist, wer die Personalverantwortung hat, etc. Falls die Gruppe im Kompetenzbereich mehrerer Rolleninhaber der selben Rolle liegt, gibt die Reihung Auskunft darüber, welcher Inhaber pro Rolle der erste "Ansprechpartner" ist.
Mittels der Suchfelder in der "erweiterten Suche" kann hier gezielt nach bestimmten Rollen und/oder Rolleninhabern gesucht werden.