Job openActivitiesReminder

Zweck

Der Job openActivitiesReminder informiert Personen per E-Mail über offene Workflow-Aktivitäten aus dem Vormonat. Im mitgelieferten Descriptor ist er derzeit nicht aktiv, aber konfigurierbar.

Ablauf

1. Aus den konfigurierten Rollen werden die Rollenträger ermittelt. Ist kein Mandant ausgewählt, werden nur öffentliche Rollen berücksichtigt; bei ausgewählten Mandanten werden öffentliche und passende mandantenspezifische Rollen berücksichtigt.
2. Für jede ermittelte Person wird eine Workflow-Abfrage für offene, laufende To-dos im Vormonat ausgeführt.
3. Der Zeitraum wird entweder anhand des Erstellungsdatums oder des Wirkungsdatums der Prozessinstanz ausgewertet. Standardmäßig wird das Wirkungsdatum verwendet.
4. Pro Person wird höchstens eine E-Mail versendet, auch wenn mehrere offene Aktivitäten gefunden werden.

Konfiguration

• Mandanten: Optionale Auswahl der Mandanten.
• Zu erinnernde Personen: Auswahl der Rollen, deren Rollenträger geprüft werden.
• Art des zu suchenden Antrags-Datums: Erstellungsdatum oder Wirkungsdatum.
• Mail Betreff: Betreff der E-Mail.
• Mail Text: HTML-Inhalt der E-Mail. Der Job ersetzt keine Platzhalter im Text.

Fehler und fehlende Daten

Personen ohne gültige E-Mail-Adresse werden protokolliert und übersprungen. Fehler beim Versand einer E-Mail werden protokolliert; die Verarbeitung der übrigen Personen wird fortgesetzt.

Die allgemeinen Job-Parameter wie Trigger und Mailbenachrichtigung gelten entsprechend der zentralen Jobverwaltung.