Modul Travel

Das Travel-Modul unterstützt die Planung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen. Reiseanträge, Reiseabrechnungen, Belege, Kilometergeld, Fahrtenbuch, Workflows und Auswertungen greifen auf gemeinsame historisierte Stammdaten zurück.

Konfigurationsmodell

• Regionen und Währungen: geografische Zuordnung, USt-Sätze, Gesetzeszuordnungen, Leitwährung und Wechselkurse.
• Abrechnung: Taggeld-, Nächtigungsgeld-, Kilometergeld- und sonstige Berechnungsdefinitionen mit Faktoren, Abzügen und Validierungen.
• Formulare: Reisetypen, Belegtypen, Zusatzfelder, Anhänge, Reiseorte und Zeitkorrekturen.
• Prozesse: XPDL-Workflows für Antrag, Genehmigung, Abrechnung und Abschluss.
• Integration: Personal- und Auswertungsansichten, Datei-Exporte und angeschlossene Systeme.

Die zentrale Einstiegsseite für Webdesk-Administratoren ist Konfiguration / Administration. Die empfohlene Reihenfolge beschreibt der Step-by-Step Guide.

Historisierung

Reisearten, Regionen, Abrechnungsdefinitionen, Belegtypen, Fahrzeuge, Kilometergeld und Währungen können zeitlich gültig sein. Neue gesetzliche oder betriebliche Regeln werden deshalb normalerweise mit einem neuen Gültigkeitszeitraum eingerichtet, damit historische Reisen nachvollziehbar bleiben.

Voraussetzungen

Vor der Einrichtung müssen Reisekostenrichtlinie, Genehmigungsweg, Mandanten- und Organisationsstruktur sowie die Anforderungen der Zielsysteme festgelegt sein. Nach jeder Konfigurationsänderung ist ein vollständiger Testprozess mit Antrag, Abrechnung und gegebenenfalls Export erforderlich.