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Monatsjournal

Neue Konfiguration​

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen des Monatsjournals angelegt werden, wenn z.B. bei ausgewählten Abteilungen andere Konten angezeigt werden sollen. Hierzu geht man auf die Aktion "Journal" (ta_getJournal bzw. ta_getJournalV2, Menüpunkt Aktionen) und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Journal (ta_getJournal) und Journal V2 (ta_getJournalV2)
Für das Monatsjournal gibt es zwei Aktionen: die bisherige Aktion ta_getJournal und die neuere Aktion ta_getJournalV2. ta_getJournalV2 ist als Nachfolger von ta_getJournal hinterlegt: Ruft ein Benutzer ta_getJournal auf und hat er auf eine Konfiguration von ta_getJournalV2 eine gleichwertige oder stärkere Berechtigung, so wird er automatisch zu dieser ta_getJournalV2-Konfiguration weitergeleitet.
Eine bestehende ta_getJournal-Konfiguration kann beim Bearbeiten der Aktion über die Schaltfläche "Migriere zu ta_getJournalV2" in eine neue ta_getJournalV2-Konfiguration übernommen werden (neuer Name und Titel, gleicher Mandant und gleiches Bild, Textbausteine werden übernommen, Berechtigungen optional kopiert). Konfigurationen, in denen Fehlgründe anonymisiert oder die Detailansicht für Gruppen unterbunden wird, können nicht migriert werden, da diese Einstellungen in ta_getJournalV2 nicht zur Verfügung stehen.
Die folgenden Abschnitte beschreiben zunächst die Konfiguration von ta_getJournal; die zusätzlichen bzw. abweichenden Einstellungen von ta_getJournalV2 sind im Abschnitt "Konfiguration Journal V2 (ta_getJournalV2)" beschrieben.

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

  • Namen und
  • Überschrift versehen
  • Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

  • Beschreibung
  • Auswahl des Icons
  • Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken.

  • Verwende universelle Zeitkonfiguration
    Ist diese Option aktiviert, werden die Journal-Spalten über die universelle Zeitkonfiguration definiert. Als Spaltentypen stehen dann nur Datum, Wochentag, Buchungen und Konto (mit Periodizität) zur Verfügung.
  • Kurzjournal Ja/Nein
    Es besteht die Möglichkeit ein Kurzjournal anzuzeigen. Dabei werden nicht alle Tage des aktuellen Monats angezeigt sonder nur einige Tage in die Vergangenheit (ausgehend vom aktuellen Tag). Die Anzahl der zurückliegenden Tage kann unter "Tage rückwirkend" definiert werden.
  • Zusammenfassung anzeigen
    Wird dieser Parameter auf "Ja" gestellt, so wird für die abgeschlossenen Monate eine Zusammenfassung angezeigt. Wie diese zu Parametrieren ist finden sie weiter unten im Bereich "Zusammenfassung".
  • Fehlt unentschuldigt anzeigen
    Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, so wird an jenen Tagen, an denen keine Buchung stattgefunden hat, und an denen keine Fehlzeit geplant ist, im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt" angezeigt. Ist der Parameter auf "Nein" gestellt, bleibt das Feld leer.
    Achtung bei Teilzeitkräften: zur Zeit wird auch bei einem "leeren" Tag einer Teilzeitkraft dieser Fehlcode angezeigt (nicht sinnvoll, da nicht jeden Tag gebucht wird).
  • Geplante Untertg. Buchungen aus Workflow mitanzeigen?
    Ja/Nein (Standard Nein): Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, werden zusätzlich die im Workflow beantragten (geplanten) untertägigen Buchungen im Journal angezeigt.

Fehlgründe für folgende Gruppen anonymisieren​

Bei bestimmten Fehlgründen kann aus Datenschutzgründen ein allgemein gehaltener Fehlgrund eingegeben werden. Diese Fehlgründe werden für bestimmte Gruppen (z.B. lose oder best. hierarchische Gruppen) eingeblendet.

Detailansicht für folgende Gruppen unterbinden​

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse-Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender.

Ausgabemedien​

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem User zur Verfügung gestellt werden:
Drucken, PDF, XLS - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box .
Mit dem Seitenlayout wird die Ausgabe des PDF-Formats als Quer- oder Hochformat definiert.

Anzuzeigende Spalten​

Hier wird definiert welche Informationen bzw. Konten dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden.

Jede Zeile in der Journal-Konfiguration entspricht einer Spalte im Journal.

  • Typ
    Bestimmt welcher Wert in der Spalte des Journals angezeigt wird

    • Datum: das Tagesdatum
    • Wochentag: der Wochentag
    • K: Korrekturwerte
    • FB: zusätzliche Systeminformationen zu Beginn der Buchung (z.B. Kernzeitverletzung)
    • L (Beginn): Geolocation der Kommt-Buchung
    • Buchungen: Zeitpunkte (Von - Bis) der Buchungsintervalle
    • L (Ende): Geolocation der Geht-Buchung
    • Kommentare: Kommentare zum Tag
    • FE: zusätzliche Systeminformationen am Ende der Buchung (z.B. System-Gehen)
    • Fehlgründe: Anzeige von Fehlgründen
    • Konto: verschiedene Konten aus der Zeitwirtschaft stehen zur Auswahl
    • Tagesprogrammwert: Werte aus dem Tagesprogramm

  • Wert
    Wird bei "Typ" Konto (bzw. Tagesprogrammwert) selektiert, so erhält man in der Wert-Spalte die Auswahl bestimmter Konten (bzw. Tagesprogrammfelder) aus der Zeitwirtschaft

  • Periodizität
    Nur bei Verwendung der universellen Zeitkonfiguration: Periodizität des gewählten Kontos

  • Überschrift
    Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll (Achtung: Überschrift sollte kurz sein, damit sich die Überschriften nicht überlagern)

  • Konvertieren
    Wird als Typ ein Konto-Wert selektiert, so können die Kontenwerte in Normal- oder Industrieminuten angezeigt werden

  • Formatierungsmuster
    Zahlenwerte können mit einem Formatierungsmuster ausgegeben werden. Formatierungszeichen: 0 und #:

    • 0: Leere Dezimalstellen werden durch eine 0 ersetzt. zB: 9.71 + 00.000 -> 09,710; 9.71 + 0.0 -> 9,7;
    • #: Leere Dezimalstellen werden nicht ersetzt. zB: 9.71 + ##.### -> 9,71; 9.71 + #.# -> 9,7

  • Dezimaltrenner
    Hier erfolgt die Eingabe des Dezimaltrenner ( . , ; : ). Mit diesen werden die Kontowerte im Journal getrennt

  • 0 Werte unterdrücken (nur bei Konto/Tagesprogrammwert)
    Kontowerte mit dem Wert 0 werden nicht angezeigt

  • Vortrag (nur bei Konto/Tagesprogrammwert)
    Für dieses Konto wird zusätzlich der Vortrag (Anfangsstand) ausgegeben

  • In Wochenübersicht anzeigen (nur bei Konto/Tagesprogrammwert)
    Das Konto wird in die Wochenübersicht übernommen

  • Ausrichtung
    Mögliche Ausrichtung: Links, Rechts, Mitte

  • Spaltenbreite HTML
    Layout-Information, Bestimmung der Breite in Pixel

  • Spaltenbreite PDF
    Layout-Information, Bestimmung der Breite in Punkten

  • Hinauf/Hinunter
    Reihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschieben

  • Löschen
    Durch anklicken wird die Spalte gelöscht

  • Hinzufügen
    Durch Anklicken wird eine weitere Zeile hinzugefügt, welche in der Zusammenfassung erscheinen soll

Angezeigte Spalten in Zusammenfassung​

Die Anzeige einer Zusammenfassung ist optional. Die Spalten, welche dort angezeigt werden sollen können nach Bedarf parametriert werden:

  • Wert
    Selektion bestimmter Zeitkonten
  • Überschrift
    Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll
  • Konvertieren
    Selektion Normal- bzw. Industrieminuten
  • Formatierungsmuster
    Zahlenwerte können mit einem Formatierungsmuster ausgegeben werden (z.B. 0.00 oder 0.0)
  • Dezimaltrenner
    Dezimaltrenner für die Ausgabe des Wertes
  • Hinauf / Hinunter
    Reihung innerhalb der Spalten
  • Löschen
    Spalte wird gelöscht
  • Hinzufügen
    Hinzufügen einer weiteren Zeile, die in der Zusammenfassung erscheinen soll

Kontextmenü​

Das Kontextmenü dient der Verlinkung mit anderen Aktionen. So kann beispielsweise im Monatsjournal ein Link auf eine Zeitkorrektur bzw. ein Fehlzeitformular angelegt werden. Dadurch kann der Benutzer direkt aus dem Journal in das entsprechende Formular klicken (rechte Maustaste) und so z.B. einen Zeitkorrektur- oder Fehlzeitantrag stellen.

  • Element
    im Monatsjournal ist die Tabellenzeile auszuwählen;

    • Tabelle - Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
    • Tabellenzeile - Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert
    • Tabellenzelle - Kontextmenü wird für eine Zelle generiert > z.B. sinnvoll im Kalender (Zelle = Tag)

  • Aktion
    Auswahl jener Aktion, die angezeigt werden soll, z.B. Fehlzeitantrag, Kalender, ...

  • URL_Query
    Übergibt Informationen an die über das Kontextmenü aufgerufene Aktion, z.B. das Datum > siehe Abbildung

  • Position:
    Reihung kann mit Hilfe der Pfeiltasten vorgenommen werden

  • Löschen
    Um den Link zu löschen die CheckBox aktivieren, anschließend Speichern oder Speichern & Schließen

Mit der angeführten URL_Query wird der Antrag für den Tag aufgerufen, auf dem im Monatsjournal mit rechter Maustaste geklickt wurde.

Abfragelimitierung mit Datum​

  • Anzahl der verfügbaren Einträge in der Datumsauswahlliste
    Definiert Anzahl der angezeigten Monate

  • Offset (wie viele Einträge in der Vergangenheit liegen sollen)
    Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

    • Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

  • Typ: Fixes Datum
    Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).

  • Wird kein fixes Datum definiert (Typ: Relatives Datum), so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

    • frühestes Abfragejahr (relativ ab heute) > Auswahl 0-10
    • frühester Abfragemonat (relativ ab heute) > Auswahl 0-12
    • spätestes Abfragejahr (relativ ab heute) > Auswahl 0-10
    • spätester Abfragemonat (relativ ab heute) > Auswahl 0-12

Konfiguration Journal V2 (ta_getJournalV2)​

Die Konfiguration von ta_getJournalV2 ist ähnlich aufgebaut, weicht aber in folgenden Punkten ab:

  • Allgemeine Optionen
    Verwende universelle Zeitkonfiguration, Kurzjournal / Tage rückwirkend, Geplante Untertg. Buchungen aus Workflow mitanzeigen? und Fehlt unentschuldigt anzeigen (Standard jeweils Nein) wie oben beschrieben. Zusätzlich:

    • Stoppe Journal mit Austrittsdatum (Ja/Nein, Standard Nein): das Journal wird nur bis zum Austrittsdatum der Person angezeigt.
    • Zeit-Grund-IDs in Exporten anzeigen: die (numerische) ID der Fehlgründe/Zeitgründe wird in den PDF- und Excel-Exporten mit ausgegeben.

  • Feste Spalten
    Die Spalten Datum, Wochentag, Logs und Anträge, FB, Geolocation Beginn, Buchungen, Fehlgründe, Geolocation Ende, FE und Kommentare werden nicht mehr einzeln konfiguriert, sondern sind immer in dieser Reihenfolge vorhanden. Sie können über folgende Optionen ausgeblendet werden: Wochentag ausblenden, FB/FE ausblenden, Geolocation ausblenden, Kommentar ausblenden, Logs ausblenden. Mit Zeige Offene Anträge werden offene Fehlzeitanträge und Zeitkorrekturen im Journal angezeigt.

  • Dauer der Buchungen
    Dauer der Buchungen anzeigen (Gesamtdauer jeder Buchung) und Summe der Buchungsdauern anzeigen (einfache Summe aller Buchungsdauern, ohne Berücksichtigung der Zeitwirtschaftskonfiguration), jeweils mit Konvertieren, Formatierungsmuster und Dezimaltrenner.

  • Benutzerdefinierte Schaltflächen
    Zusätzliche Schaltflächen im Journal mit Typ, Text der Schaltfläche und Wert:

    • Aktion öffnen: öffnet die als Wert ausgewählte Aktion.
    • Kombinierter Export: exportiert in einem Schritt mehrere Formate (PDF & CSV, PDF, CSV & Excel, PDF & Excel, CSV & Excel); optional können die Daten mit einer anderen ta_getJournalV2-Konfiguration exportiert werden ("Daten mit anderer Aktionskonfiguration exportieren").

  • Konfigurierbare Spalten
    Hier stehen nur die Typen Konto und Tagesprogrammwert (bzw. bei universeller Zeitkonfiguration: Konto mit Periodizität) zur Verfügung, mit den oben beschriebenen Einstellungen. Übersteigt die Summe der PDF-Spaltenbreiten das Seitenlayout, erscheint beim Speichern ein Hinweis, dass die PDF-Datei fehlerhaft werden kann.

  • Zusammenfassung
    Statt "Zusammenfassung anzeigen" gibt es die Option Zusammenfassung für den aktuellen Monat anzeigen; die Spalten der Zusammenfassung werden wie oben beschrieben konfiguriert.

  • Ausgabeformate
    Drucken, PDF, XLS und CSV.

  • Abfragelimitierung mit Datum
    Nur frühestes und spätestes Abfragedatum (fix oder relativ); Anzahl der Einträge und Offset gibt es hier nicht.

  • Das Kontextmenü wird wie oben beschrieben konfiguriert. Fehlgründe anonymisieren und Detailansicht unterbinden stehen in ta_getJournalV2 nicht zur Verfügung.

Monatliche Journalfreigabe: Die Freigabe des Monatsjournals wird nicht in der Journal-Konfiguration, sondern in den Zeitwirtschafts-Einstellungen des Mandanten im Bereich "Monatliche Journalfreigabe" eingestellt (Aktiviert, Für Personen dieser Gruppen, Gesteuert durch Prozessdefinition, Erlaube Export von nicht genehmigten Monaten, Erinnerungen). Personen in den ausgewählten Gruppen sehen im Journal (ta_getJournalV2) eine Schaltfläche zum Starten der Monatsfreigabe.

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration​

Möchte man eine bestehende Konfiguration verändern, z.B. durch Entfernung oder Hinzufügen neuer Konten, Änderung oder neue Vergabe von Berechtigungen etc., so wird die gewünschte Konfiguration ausgewählt.

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

  • Menübaum >> Journal >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

  • Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
  • Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

Ist man bei der richtigen Konfiguration angelangt, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten". Die Konfiguration kann nun beliebig verändert werden.

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